Mengadakan ataupun menghadiri sebuah meeting tentu bukan hal asing lagi bagi seorang pengusaha. Dan bahkan dalam satu hari seseorang bisa mengadakan lebih dari satu meeting. Sebuah meeting tentu memiliki tujuan yang baik untuk kepentingan perusahaan atua kelompoknya. Seperti untuk mendapatkan suatu putusan, rencana, mencari solusi atau tujuan lainnya.

Namun tak sedikit meeting dalam kelompok tertentu yang berlalu namun meeting tersebut tidak menghasilkan apapun atau bisa dikatakan tidak produktif. Hal ini tentu pernah atau mungkin masih dialami oleh banyak orang baik itu dalam perusahaan, organisasi, komunitas dan lain sebagainya.  Bayangkan berapa waktu Anda yang terbuang percuma untuk hal tersebut.

Tentu Anda tidak ingin mengalaminya bukan?. Dikutip dari laman entrepreneur(dot)com menyebutkan setidaknya ada 5 hal yang bisa membuat meeting menjadi tidak produktif :

Pertama, Mengabaikan Agenda

Menentukan agenda rapat dengan jelas sangatlah penting, karena itu ibarat tujuan yang akan menentukan kemana arah pembicaraan rapat. Yang sering terjadi ialah peserta rapat datang tanpa membawa apa-apa bahkan tidak tahu apa yang akan dibahas di meeting yang ia datangi.

Untuk itu pastikan bahwa setiap anggota rapat mengetahui apa yang menjadi agenda rapat tersebut. Bahkan dengan memberitahu beberapa hari sebelumnya akan membuat para peserta meeting menyiapkan bahan diskusi yang cukup untuk dibahas dalam rapat.

Kedua, Mengundang Orang Yang Salah

Rapat yang produktif tidak selalu bergantung pada sedikit atau banyaknya orang yang menghadiri. Namun yang lebih penting adalah siapa yang menghadiri rapat tersebut. Seringkali kita mengundang semua anggota kelompok/perusahaan kita dengan dalih demokrasi atau harapan mereka bisa ikut berpartisipasi. Padahal meeting tersebut sebenarnya cukup dihadiri orang tertentu saja. Pada akhirnya, meeting tersebut menjadi alot dan tidak mendapatkan hasil yang efektif.

Untuk itu kita perlu mengidentifikasi tujuan dan goals dari meeting lalu mengidentifikasi siapa saja yang perlu hadir. Sederhananya adalah pihak pemegang keputusan dan pemimpin/perwakilan dari pelaksana.

Ketiga, Percakapan Yang Melebar

Basa-basi terkadang menjadi salah satu bumbu dalam pertemuan yang bisa membuat suasana mencair. Namun jangan sampai keasyikan hingga melebar terlalu jauh. Tetaplah pada trek pembicaraan yang mengarah pada tujuan akhir rapat Anda. Jika Anda meeting untuk memutuskan logo baru, maka jangan melebar membicarakan pemasaran usaha terlalu panjang meskipun mungkin saja masih berhubungan.

Keempat, Partisipasi yang Tidak Seimbang

Meeting yang produktif biasanya dapat dicirikan dengan pastisipasi peserta yang aktif. Komunikasi tidak hanya didominasi oleh pemimpin rapat atau pihak tertentu. Namun tiap peserta juga memberikan masukan atau pendapat atas suatu putusan, rencana atau topik yang dibahas. Sehingga rapat bisa menghasilkan sesuatu yang lebih kaya dan disepakati semua peserta.

Kelima, Tidak Memiliki Kesimpulan Atau Ringkasan

Pertemuan yang sukses adalah yang menghasilkan penemuan baru. Penemuan baru disini mungkin bisa berupa putusan, rencana, ide, dan hal-hal baru lainnya. Ada kesimpulan atau mufakat yang berhasil dibentuk dari meeting tersebut. Maka jika meeting yang pertama dan kedua Anda lakukan masih membahas hal yang sama berarti ada yang salah di proses rapat Anda.

Hindari 5 hal diatas, dan jadikan meeting Anda lebih produktif.

Salam Hebat.