Tips Berkomunikasi Menggunakan Email Untuk Bisnis

Tips Berkomunikasi Menggunakan Email Untuk Bisnis

by 23 August 2015

Penggunaan email sebagai aplikasi pengirim pesan melalui jaringan internet mungkin bisa dibilang sudah sepuh daripada aplikasi messenger lainnya. Di era teknologi saat ini semakin banyak aplikasi messenger dengan berbagai platform yang semakin canggih.

Namun ternyata email masih sangat populer digunakan dalam berbagai kebutuhan pesan. Bahkan menurut sebuah survey, masyarakat di Amerika lebih senang menggunakan email, daripada sms atau messenger lainnya. Dan di Indonesia sendiri penggunaan email masih menjadi media populer dalam berkomunikasi terutama untuk urusan bisnis dan akademis.

Penggunaan email sebagai media komunikasi tentu memiliki tata cara komunikasi yang berbeda. Seperti yang kita tahu email hanya memiliki fasilitas komunikasi berbasis teks dan gambar. Sehingga setiap kata yang kita tuliskan akan sangat berperan pada sukses tidaknya tujuan email kita. Karena sedikit banyak hal ini akan mencerminkan seperti apa Anda dan bisnis Anda.

Untuk itu berikut ini saya bagikan beberapa tips menggunakan email sebagai media komunikasi bisnis.

  1. Tuliskan Subjek/Judul Sesuai Dengan Maksud Dan Tujuan Email Anda

Banyak orang yang asal memberikan judul pada email. Padahal kalimat inilah yang pertama akan dibaca oleh penerima email sekaligus menjadi pertimbangan apakah ia akan membukanya atau tidak. Jadi tulislah judul email yang menarik dan tepat untuk menggambarkan maksud dan isi email Anda.

  1. Isilah Badan Email Dengan Penjelasan Yang Singkat Dan Padat

Di kolom ini Anda bisa lebih bebas menjelaskan maksud dan tujuan dari isi email Anda. Bukalah dengan sapaan dan pembuka yang menarik. Tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele karena akan memakan waktu dan membuat pembaca bosan. Cukup tulis dengan jelas , singkat dan padat.

  1. Berikan Sedikit Penjelasan Tentang Lampiran Atau Link Yang Anda Berikan

Banyak terjadi seseorang hanya melampirkan suatu file atau link tanpa menjelaskan isi lampiran tersebut. Semisal seorang mengirim CV atau proposal kepada sebuah perusahaan. Banyak yang tidak mengosongkan bada email dan hanya menuliskan CV sebagai juduk email.

Memang mungkin detail lengkap dan tujuan dari email tersebut sudah ada di file yang di lampirkan. Namun dalam etika komunikasi bisnis, sebaiknya kita menjelaskan sedikit isi atau deksripsi singkat dari isi lampiran tersebut agar si penerima memiiki gambaran.

  1. Gunakan Gaya Bahasa Yang Lebih Personal Namun Tetap Profesional

Terkadang kita terjebak oleh kebiasaan yang entah siapa yang memulai. Berkomunikasi dengan email selalu terasosiasi dengan gaya bahasa yang kaku dan sangat formal. Namun sebenarnya tidak selamanya harus seperti itu.

Komunikais bisnis melalui email bisa juga menggunakan bahasa yang santai dan dibuat lebih personal. Semisal menyapa Hai Putu atau Haloo Budi, apa kabar? dan lainya. Bahkan hal tersebut bisa jadi membuat si penerima lebih nyaman dan senang menerima email hangat dari Anda. Namun tentu saja tetap tidak melupakan sopan santun dan kewibawaan bisnis Anda.

  1. Jangan Menjawab Email Hanya Dengan Satu Kata

Meskipun lawan komunikasi Anda hanya bertanya sesuatu yang jawabannya ya atau tidak. Jangan sesekali menjawabnya dengan satu kata saja karena akan terkesan tidak sopan dan tidak menghargai lawan komunikasi Anda. Tulislah jawaban ya atau tidak tersebut dengan kalimat pernyataan yang jelas.

  1. Setting Signature/Tandatangan Lebih Profesional

Signature/Tanda tangan di email adalah salah satu fitur email yang dapat menampilkan Nama atau kutipan yang secara otomatis akan muncul di bagian bawah dari setiap email yang kita kirimkan. Dengan memasukan Nama, Alamat, Kontak, Website dan informasi penting lainnya Anda dan bisnis Anda akan nampak lebih profesional.

Sakian tips kali ini. Semoga bermanfaat.